Dziennik budowy: papierowy czy elektroniczny EDB

Dziennik budowy jest urzędowym dokumentem, w którym rejestruje się przebieg robót oraz zdarzenia i okoliczności mające znaczenie przy ocenie technicznej prawidłowości ich wykonania (art. 47a). Prowadzi się go osobno dla każdego obiektu (art. 47b), a odpowiada za niego kierownik budowy (art. 47d). Wpisy robią uczestnicy procesu budowlanego, geodeta wykonujący na budowie czynności geodezyjne i pracownicy nadzoru budowlanego w czasie kontroli (art. 47e).

O tym, czy dziennik jest potrzebny, rozstrzyga obowiązek ustanowienia kierownika budowy (art. 45). Ten obowiązek istnieje przy robotach objętych pozwoleniem na budowę i przy budowie z art. 29 ust. 1 pkt 1, czyli domu na zgłoszenie z obszarem oddziaływania w granicach działki (art. 42 ust. 1 pkt 2 lit. a i b). Dom do 70 m² z pkt 1a w tym wyliczeniu nie występuje, więc ani kierownika, ani dziennika ustawa przy nim nie wymaga. Organ może też decyzją wyłączyć obowiązek ustanowienia kierownika, gdy roboty są mało skomplikowane (art. 42 ust. 3).

O wydanie dziennika występuje inwestor, a wydaje go organ administracji architektoniczno-budowlanej, przy legalizacji i wznowieniu robót organ nadzoru budowlanego (art. 47g ust. 1 i 2). Podaje dane inwestora, organ, datę i numer decyzji albo zgłoszenia, a przy wersji elektronicznej także e-mail (ust. 4). Organ wydaje dziennik w 3 dni robocze, ale nie wcześniej niż w dniu, w którym decyzja o pozwoleniu stała się wykonalna albo inwestor nabył prawo do budowy ze zgłoszenia (ust. 5). Papierowy dziennik organ ostemplowuje, przybijając pieczęć na każdej stronie, a elektronicznemu nadaje indywidualny numer i daje inwestorowi dostęp na koncie (art. 47h, § 5 rozporządzenia o dzienniku budowy).

Konto w systemie EDB wymaga imienia, nazwiska i adresu e-mail (art. 47n ust. 2), a tożsamość potwierdza się przez system identyfikacji elektronicznej podłączony do węzła krajowego (§ 16 rozporządzenia). Inwestor udostępnia dziennik pozostałym uczestnikom budowy, a kierownik budowy geodecie i kontrolującym (art. 47o ust. 1). Inwestor może komuś odebrać dostęp, ale ta osoba może jeszcze dokonać wpisu w ciągu 14 dni (§ 13 rozporządzenia). System ma zabezpieczenia, które uniemożliwiają zmianę wprowadzonych danych i wpisów (art. 47m ust. 4).

Zasady wpisów są wspólne dla obu postaci. Wpisy idą w porządku chronologicznym i nie można ich później uzupełniać. Poprawkę wprowadza się kolejnym wpisem z uzasadnieniem, a każdy wpis ma datę, imię i nazwisko, funkcję oraz podpis albo uwierzytelnienie w systemie (§ 6, 7 i 9 rozporządzenia). Przed rozpoczęciem robót inwestor wpisuje kierownika budowy, który potwierdza przyjęcie funkcji i podaje numer uprawnień (§ 10). Protokoły z robót wpisuje się do dziennika albo dołącza na osobnych arkuszach (§ 15).

Daty przejścia są trzy. Rozdział o dzienniku budowy i system EDB działają od 27 stycznia 2023 r. (ustawa Dz.U. 2022 poz. 1557 i § 19 rozporządzenia Dz.U. 2023 poz. 45). Dzienniki wydane wcześniej zachowały ważność i prowadzi się je po staremu, a przez 12 miesięcy od tej daty można było jeszcze wystąpić o dziennik według dawnych zasad (art. 5 ust. 1 i 2 ustawy z 2022 r.). Papierowy dziennik miał być wydawany do końca 2029 r., a nowelizacja Dz.U. 2025 poz. 1847, w mocy od 7 stycznia 2026 r., przesunęła tę granicę na koniec 2031 r.

Przy zakupie działki z rozpoczętą budową dziennik jest dowodem kolejności robót. Pozwolenie na budowę wygasa, jeżeli budowy nie rozpoczęto w ciągu 3 lat od dnia, w którym stało się ostateczne, albo przerwano ją na dłużej niż 3 lata (art. 37 ust. 1), a przy zgłoszeniu po 3 latach od zgłoszonego terminu rozpoczęcia trzeba zgłaszać ponownie (art. 30 ust. 5b). Pozwolenie przenosi na nowego inwestora decyzja organu (art. 40). Przy dzienniku elektronicznym organ daje nowemu inwestorowi dostęp i odbiera go poprzedniemu w 3 dni robocze od dnia, w którym decyzja o przeniesieniu stała się wykonalna (art. 47i). Przepis dotyczy tylko EDB, więc oryginał papierowego dziennika trzeba odebrać od sprzedającego.

Dziennik nie jest rejestrem publicznym: dostęp do wersji elektronicznej nadaje inwestor, więc raport go nie czyta. Raport pokazuje natomiast wnioski, decyzje i zgłoszenia z rejestru GUNB z bieżącego roku i dwóch poprzednich w promieniu 500 m od działki.